Je gaat voor jezelf beginnen en de eerste stappen zijn gezet. De naam is gekozen, de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) is een feit en ook bij de Belastingdienst weten ze dat je begonnen bent. De volgende stap is het regelen van hosting, het registreren van je (web-)domein en het aan (laten) maken van een e-mailadres. Maar welke kies je? En waarom is een algemeen ‘info@’-adres niet altijd de beste keuze?

Een (zakelijk) e-mailadres?

Op de vraag of je als onderneming een e-mailadres moet hebben, weet tegenwoordig iedereen het antwoord; dat is een volmondig JA. Communicatie verloopt voornamelijk digitaal, dus je kunt niet meer zonder digitale brievenbus.

Op de vraag of je een zakelijk e-mailadres moet hebben, zijn online diverse meningen te vinden. De conclusie: Indien je serieus genomen wilt worden, is ook hierop het antwoord een volmondig JA. Hierbij wordt vaak het (dringende) advies gegeven om te zorgen voor een provider-onafhankelijk e-mailadres. Oftewel, geen (zakelijk) mailadres met @kpn of @ziggo en dergelijke. Mocht je in de toekomst overstappen naar een andere provider, dan ben je niet meteen je e-mailadres en bijbehorende e-mails (en klanten) kwijt.

Gratis e-mailopties

Dan zijn er natuurlijk de gratis e-mailopties (zoals Hotmail, Gmail, Outlook etc.). Maar, ook hier zitten nadelen aan. Door hun populariteit bestaat de kans dat je niet je ideale  e-mailadres aan kunt maken. Bijvoorbeeld omdat deze niet meer beschikbaar is. Ook hebben veel gratis e-mail netwerken te maken met frequente aanvallen van cybercriminelen en word jijzelf continu lastiggevallen met ongewenste advertenties. Tenslotte kun je je afvragen hoe professioneel je overkomt met een e-mailadres van een gratis aanbieder.

Een eigen e-mailadres dan?

En weer kunnen we een vraag beantwoorden met een volmondig JA. Hiervoor heb je wel een eigen website (inclusief domeinregistratie en hosting) nodig. Maar een onderneming kan tegenwoordig sowieso niet meer zonder website, al is het maar één (landings-)pagina. Bijkomend voordeel van een eigen website is dus de mogelijkheid voor het aanmaken van bijbehorende e-mailadressen. Vaak zit het aanmaken van e-mailadressen met hetzelfde domein in het hostingpakket inbegrepen. Let op: soms zit er een maximum aan het aantal e-mailadressen.

Voordelen e-mailadres met eigen domeinnaam

Er zitten een aantal voordelen aan het aanmaken van een e-mailadres met je eigen domeinnaam achter de @.

– Het wekt vertrouwen bij je (potentiële) klanten; je laat zien dat je serieus bezig bent met je onderneming.

– Daarnaast vormt het een visitekaartje voor je onderneming. Door alleen je e-mailadres aan iemand te geven, komen ze immers direct op je website (moet je die dus wel hebben!) en vinden ze alle nodige informatie.

– En je hebt meer keuze welke e-mailadressen je aan wilt (laten) maken.

Wat zetten we voor het apenstaartje, oftewel de @?

En dan komt nu het lastige stukje; wat zetten we dan voor de @? Deze vraag moet je langer bij stilstaan. Er kunnen immers veel consequenties zitten aan een keuze.

Nadelen ‘info@bedrijfsnaam’

Veel bedrijven gebruiken het zeer algemene ‘info’. Dit is natuurlijk prima als algemeen e-mailadres. Maar, met alleen een info@-adres ben je er niet, ook niet als ZZP’er.

Wist je bijvoorbeeld dat je met een info-adres niet overal een account aan kunt maken? Bijvoorbeeld Twitter accepteert het algemene ‘info’ niet als gebruiker.

Ook zijn er mailprogramma’s, bijvoorbeeld Hotmail, die een ‘info’-adres vaak als SPAM aanmerken. Jouw (eerste) e-mail aan een (potentiële) klant komt dan dus terecht in de, vaak slecht gelezen, map met ongewenste post.

Bovendien wordt ‘info’ door je (potentiële) klanten als zeer onpersoonlijk ervaren. Bij het anonieme ‘info’ weet je immers nooit wie er achter zit en bij wie het terecht komt.

Het heroverwegen waard dus. Zeker voor een ZZP-er heeft het niet mijn voorkeur om (alleen) met een onpersoonlijk ‘info’-adres te communiceren.

Wat dan wel?

Wat de beste optie is voor de e-mailadressen binnen jouw bedrijf is van veel factoren afhankelijk. Heb/krijg je meer personeel, of blijf je (altijd) alleen? Hoe groot is het personeelsverloop? Zijn er verschillende afdelingen? Heb je wellicht een virtual assistent (VA) die toegang moet hebben tot een mailadres?

De allerbelangrijkste criteria hier zijn ‘waar voel jij je goed bij’ en ‘wat past bij je bedrijf’. Heb je een informeel bedrijf en informeel contact met je (potentiële) klanten? Dan is het wellicht gepast om je voornaam voor de @ te plaatsen. Maar, heb (of krijg) je personeel met dezelfde voornaam, dan geeft het juist een probleem.

Is er een groot verloop in (flexibel) personeel, dan kun je voor hen kiezen voor afdelingsnamen (bv. communicatie). Maar dat is natuurlijk ook weer onpersoonlijker.

Kortom, het antwoord op die vraag is niet 1-2-3 te geven. Belangrijk is om, indien je meerdere e-mailadressen aan wilt maken, consequent te blijven. Denk hierbij ook aan wel/geen puntjes, wat doe je met ‘de’ en ‘van’ bij achternamen, hoeveel voorletters gebruik je, wie moeten er allemaal een (eigen) e-mailadres, etc.

Vraag advies!

Advies nodig bij het bepalen van je mailadressen? Vraag familie, vrienden en medewerkers om hun mening. Zij kennen jou en wellicht je bedrijf goed en weten wat ze van je zouden verwachten. Ook mede-ondernemers kunnen je adviseren. Ik help je hier in ieder geval graag bij.

Wil je mijn mening weten? Neem contact met me op; Caroline@CarMos.nl (mijn persoonlijke e-mailadres ?).

TIP: Mailadressen zijn niet hoofdletter-gevoelig, voor de uitstraling schrijf ik het vaak wel met (begin-)hoofdletters).

Caroline Mosies
CarMos
? www.CarMos.nl
✉️ Caroline@CarMos.nl
✆ +31 6 2454 8824