Freelance secretaris

Office manager, management assistent, (ambtelijk) secretaris, bureauchef, (directie) secretaresse, coördinator, regelaar, abactis, spin in het web,… zo maar een aantal benamingen. Natuurlijk heeft niet iedere benaming dezelfde taken, maar er zit wel overlap in bij bovenstaande functies. 

secretaris benamingenAls ik naar mijn eigen arbeidsverleden kijk, kom ik een aantal van bovenstaande benamingen tegen. Waren dat allemaal hele andere functies? Nee, zeker niet. Zelfs projectleider zou op basis van de taken nog aan de benamingen toegevoegd kunnen worden. 

Oftewel, er zijn in Nederland allerlei benamingen voor dezelfde, vaak coördinerende, taken. Één dingen hebben al deze functies met elkaar gemeen; ze zijn nooit saai. De functie-uitvoerders doen vaak 1.000-dingen tegelijk en dan krijgen ze nog wat extra vragen tussendoor. Heerlijk vind ik dat!

Taken

Iedere organisatie, stichting, vereniging of ieder bedrijf brengt andere taken met zich mee. Er zijn echter een aantal gemene delers. Zo zal er bijvoorbeeld altijd verslaglegging (inclusief verspreiding en archivering) van vergaderingen plaats moeten vinden. Ook hebben deze overleggen een gedegen voorbereiding nodig en zal de opvolging in de gaten gehouden moeten worden. Belangrijk hierbij is het signaleren van (dreigende) termijnoverschrijdingen. Het niet halen van deadlines kan immers grote gevolgen hebben.

Daarnaast vindt er tegenwoordig meer communicatie plaats dan ooit. Al deze (digitale) correspondentie dient opgevolgd en eventueel gearchiveerd te worden. 

Tenslotte natuurlijk de website, nieuwsbrief en sociale media. Bij kleinere bedrijven ontbreekt vaak een communicatiemedewerker en ligt het bij diegene die het meeste zicht heeft op het reilen en zeilen. 

De invulling en verdeling van bovengenoemde taken is afhankelijk van de grootte van het bedrijf of de organisatie. Vaak doen medewerkers (delen van) bovenstaande taken er ‘even bij’. Ideaal is dat natuurlijk niet.

Freelance secretaris heeft voordelen

Niet iedere organisatie, stichting of vereniging heeft een mogelijkheid om een secretaris in loondienst te nemen. Soms is er ook niet wekelijks werk voor een secretaris of coördinator. Hierdoor is het lastig een dienstverband met iemand aan te gaan. In die gevallen kan een freelance secretaris uitkomst bieden.

Door het aangaan van een flexibel(er) contract, kan samen bepaald worden voor hoeveel uur per week of per maand er behoefte is aan (administratieve) ondersteuning. Deze inzetbare uren kunnen per week verschillend zijn. Tijdelijk extra uren nodig in verband met bijvoorbeeld een evenement? Geen probleem, ook dat is makkelijk op te lossen. Ook de uit te voeren taken kunnen specifiek afgesproken worden, maar zijn altijd flexibel aan te passen. Is er een vaste medewerker op vakantie? Dan kunnen ook die taken wellicht tijdelijk overgenomen worden. 

Benieuwd naar nog meer voordelen van een freelancer of interimmer lees je in mijn artikel ‘Al eens aan een interim communicatieadviseur gedacht?‘. De voordelen voor een interim communicatieadviseur gelden uiteraard ook voor een interim of freelance secretaris, coördinator, officemanager, of welke benaming jullie er ook aan geven.

Hoe kan ik jullie helpen?

Op mijn LinkedIn-pagina en op deze website staat kort mijn arbeidsverleden omschreven. Deze omschrijvingen zijn uiteraard niet uitputtend. In een persoonlijk gesprek wordt veel duidelijker waar jullie naar op zoek zijn en hoe ik hierbij kan ondersteunen. Neem hiervoor snel contact met met op.